Система контроля и управления доступом в офисе

Представим типовой офис современной компании. Какие коммуникации и инженерные системы в нем присутствуют? Во первых, конечно же, это пожарная сигнализация, вентиляция, дымоудаление, кондиционирование. Наличие указанных систем регламентируется требованиями законодательства. Современное офисное здание оснащается указанными системами на этапе строительства. Дальше следует вспомнить структурированные кабельные сети для обеспечения работы компьютеров и оргтехники. Зачем нужны охранная сигнализация и видеонаблюдение также понятно любому собственнику бизнеса. 

А вот с системой контроля и управления доступом (СКУД) в офисе не все так явно. Многие возможности и функции СКУД не столь очевидны. Руководители компаний и собственники бизнеса часто даже не подозревают: какие скрытые возможности существуют в этих системах при установке в офисе. Ниже мы привели несколько доводов в пользу установки СКУД в офисе и наиболее часто востребованные функции.

1. Чем мой офис хуже?

Если к Вам в офис пришел Ваш клиент или партнер, важно с самого начала создать правильное впечатление, и здесь важны все детали. Наличие домофона и считывателя на входе стало такой же нормой, как многоканальный телефон, приветливая девушка на ресепшн и диван, на котором можно посидеть и выпить чашку ароматного кофе в ожидании нужного сотрудника. 

К этому стоит добавить, что статус компании - это не только хороший офис в престижном месте, не только корпоративная этика, не только хороший WEB сайт, но и сложная совокупность множества факторов. Наличие СКУД в офисе это признак серьезной компании, которая заботиться о безопасности своего бизнеса, защите собственной информации и информации своего клиента.

2. Видеодомофон для посетителей, а не для сотрудников 

Наверняка, многие наблюдали ситуацию, когда секретарь при характерном звуке домофона не поворачиваясь к монитору машинально нажимает на нем кнопку. Это происходит из за того, что при установке домофона не был предусмотрен режим входа для сотрудников офиса. В итоге, видеодомофон выполняет функцию отвлечения секретаря, или охранника, а не задачу обеспечения безопасности офиса. Стоило ли тратить деньги и устанавливать видеодомофон, замок и т.п.?

Эту проблему решит даже самая недорогая автономная система, в которой хранятся идентификаторы сотрудников. В этом случае домофон будет беспокоить секретаря или охранника только по делу, когда возникает необходимость пообщаться с посетителем и выяснить цели визита. В другое время они смогут заняться своими непосредственными и более важными обязанностями.

3. Важные помещения в офисе

После того, как мы определились с необходимостью СКУД на входной группе, нужно обратить внимание и на остальные помещения в офисе. 

Снова представим себе офис современной успешной компании. Люди активно перемещаются по офису, звонки, беготня, все двери нараспашку. А ведь зачастую, маленькая бумажка на столе может стоить дорогого, не говоря о том, насколько важные документы могут быть в прямом доступе любого сотрудника в бухгалтерии, кабинете руководителя. Помещения можно закрывать на ключ, но носить с собой связку ключей никто не будет, да и фраза "Я же на минутку!" сломает все требования по запиранию помещений.

Что может быть проще и очевиднее, чем установить считыватели и электрозамки на наиболее ответственные помещения? Это не стоит дорого и при этом очень эффективно. Сотруднику не нужно думать о закрывании помещения, о ключах, о том кому можно заходить в помещение, а кому нельзя. Все концентрируются исключительно на работе!

Помимо помещений с документами и материальными ценностями системой контроля и управления доступом принято оснащать склад, серверную, электрощитовую, производственные помещения и архив.

5. Оптимизация бизнес процессов

Любая современная сетевая СКУД позволяет получать автоматизированные отчеты о всех фактах прохода, времени нахождения сотрудника в офисе или в конкретном помещении, количестве проходов. Анализируя движение сотрудников по офису, можно оптимизировать бизнес процессы, выявить неэффективное расположение отделов, определить самых прилежных работников и тех, кто часто ходит на перекуры, в столовую или к друзьям в соседний кабинет.

Для анализа отчетов Вам даже не придется анализировать большие объемы данных. Многие системы могут генерировать отчеты по заранее заданным правилам, предоставляя в сжатом виде наиболее типовые запросы пользователей программы. Система шаблонов позволяет настроить систему один раз и пользоваться готовыми результатами в дальнейшем. 

Настройку работы системы отчетов лучше всего производить совместно с компанией установщика. Специалист сможет Вам подсказать наиболее часто встречающиеся задачи исходя из опыта настройки на других объектах, а Вы сможете скорректировать и уточнить эти задачи исходя из специфика Вашего объекта.

6. Учет рабочего времени

Тему учета рабочего времени (УРВ) мы достаточно подробно раскрыли в отдельной статье Система учета рабочего времени в офисе
Статья о том, какие аргументы находятся у противников установки системы УРВ и о том, на сколько они без основательны у нас на сайте. Здесь хотелось бы отметить специфику УРВ при использовании в офисе.

УРВ отлично работает на крупных заводах с отдельной проходной с установленными турникетами и функцией запрета повторного прохода (antipassback), в офисе столь громоздкие системы нам не доступны. Самый простой и эффективный способ фиксации прихода и ухода сотрудников в офисе - это биометрический считыватель на входе. Часто это даже отдельная система от СКД используемая только для расчета рабочего времени.

УРВ - отличный инструмент для руководителя, желающего наконец то навести порядок с трудовой дисциплиной в офисе. Зачастую, даже само наличие системы УРВ и процедуры идентификации в начале и в конце рабочего дня, уже оказывает сильное психологическое воздействие на злостных нарушителей.

Отчеты, получаемые из программы УРВ на ПК можно использовать как основа для начисления зарплаты. Формы отчетов из АРМ УРВ выводятся в виде регламентируемом требованиями бухгалтерии. Существуют системы, где отчеты можно переносить непосредственно в бухгалтерские программы.

В любом случае, даже само наличие системы УРВ является положительно влияющим на дисциплину фактором, даже если Вы никого никогда не накажите!

Когда СКД в офисе ставить не нужно?

Сложный вопрос для профессионалов, которые устанавливают СКД каждый день на самые различные объекты и для самых разнообразных задач. Из практики внедрения можем сказать, что СКУД плохо приживается в креативных компаниях, творческих организаций с ненормированным рабочим графиком. Т.к. здесь сложно и даже вредно людей загонять в какие либо рамки. А так же для офисов продаж с постоянным потоком посетителей.

Не стоит устанавливать СКУД на все помещения подряд и места общего пользования, курилки, туалеты. Хотя, за 10 лет нашей работы было всякое :)